Các điều khoản của hợp đồng xuất nhập khẩu

   Nội dung của hợp đồng cụ thể tất nhiên sẽ có sự thay đổi linh hoat để phù hợp với nhu cầu thực tế của các bên nhưng những điều khoản cơ bản dưới đây là bắt buộc phải xem xét đến trong quá trình đàm phán và soạn thảo hợp đồng. Nếu thiếu 1 trong 6 điều khoản đầu tiên này thì hợp đồng bị coi là bất hợp lệ và không có giá trị thực hiện trong thực tế

1. Commodity name – Tên hàng

Đây là điều khoản nói lên đối tượng của hợp đồng, cần diễn thật chính xác và ngắn gọn bằng cách kết hợp các nội dung sau (nếu có):
- Item/name: tên hàng
- Model: số hiệu
- Descriptions: mô tả hàng hóa

2. Quality – Chất lượng

Đây là điều khoản nói lên mặt chất của hàng hóa như về tính năng, quy cách, kích thước, tác dụng, công suất,… nó làm rõ và bổ sung thêm điều khoản Tên hàng. Tùy vào từng loại hàng hóa khách nhau người ta sử dụng các cách sau đây để mô tả chất lượng hàng hóa:
- Samples: mẫu
- Brand: thương hiệu
- Standard: tiêu chuẩn

3. Quantity – Số lượng, trọng lượng

Cần ghi chính xác số lượng hàng hóa, hoặc có thể ghi số lượng hàng hóa kèm dung sai. Cần phải thỏa thuận chọn và áp dụng tên những đơn vị phổ biến và dễ hiểu để tránh những hiểu lầm đáng tiếc xảy ra. Nên quy các nọi dung sau đây:
- Unit: cái / chiếc
- Netweight: trọng lượng tịnh
- Grossweight: trọng lượng cả bì
- Tolerance: dung sai

4. Price – Giá cả

Giá cả trong hợp đồng phải được biểu thị rõ về đơn giá, tổng giá, đồng tiền tính giá và đồng tiền thanh toán. Nên lựa chọn đồng tiền có trị giá ổn định để tránh gây thiệt hại cho người bán hoặc người mua.
- Unit price: đơn giá
- Incoterms: điều kiện thương mại
- Discount: giảm giá
- Bonus: thưởng

5. Shipment – Giao hàng

Thời hạn giao hàng là thời hạn mà bên bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng cho bên mua. Nếu các bên không có thỏa thuận gì thì thời hạn này cũng là lúc di chuyển rủi ro và tổn thất (nếu có) của hàng hóa từ người bán sang người mua. Điều khoản này nên đề cập đầy đủ:
- Time of shipment: thời gian giao hàng
- Place of shipment: địa điểm giao hàng
- Method of shipment: phương thức giao hàng
- Notice of shipment: thông báo giao hàng
- Transhipment: chuyển tải

6. Payment – Thanh toán

Đây là điều khoản cơ bản mà bất kỳ hợp đồng mua bán nào cũng đều phải có, nên đề cập cụ thể các nội dung sau:
- Currency: tiền tệ
- Time of payment: thời hạn thanh toán
- Method of payment: phương thức thanh toán
- Banking information: thông tin ngân hàng

   Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu của các bên đối với thương vụ mua bán các mặt hàng đặc thù hoặc do mức độ thân quen trong mối quan hệ giữa các bên, hợp đồng còn có thể có những điều khoản quan trọng khác nhưng không bắt buộc.

7. Documents – Bộ chứng từ

Nêu rõ loại chứng từ, số lượng chứng từ, cơ quan cấp các chứng từ đó. Nên lựa chọn các cơ quan có uy tín để đảm bảo các chứng từ phản ánh trung thực thực trạng hàng hóa về chất lượng và số lượng. Bộ chứng từ có thể bao gồm:
- Bill: vận đơn
- Invoice: hóa đơn
- Packing list: phiếu đóng gói
- Insurance policy: đơn bảo hiểm
- C/Q: giấy chứng nhận chất lượng
- C/O: giấy chứng nhận xuất xứ

8. Packing & Marking – Đóng gói và Ký mã hiệu

Bao bì phải phù hợp với phương thức vận tải, có thể bao gồm:
- Box: hộp
- Case / package: thùng / kiện
- Container

Ký mã hiệu hàng hóa đầy đủ tạo điều kiện cho việc giao nhận, bốc dỡ. Nên ký mã hiệu với các nội dung sau trên bao bì hàng hóa:
- Consignee: người nhận hàng
- Contract no: số hợp đồng
- Destination: nơi đến / cảng đến

9. Warranty – Bảo hành

Điều kiện này thường chỉ xuất hiện khi hợp đồng được mua bán là máy móc thiết bị, nó quy định trách nhiệm của người bán về bồi thường hoặc sửa chữa miễn phí trong một thời gian nhất định. Có thể quy định cụ thể:
- Những sai sót, hỏng hóc vẫn xảy ra khi máy móc thiết bị đã được người mua tuân thủ cách thức sử dụng và bảo quản cần thiết.
- Những sai sót đó phải do nội tại nguyên vật liệu hoặc công nghệ chế tạo máy móc thiết bị không đạt tiêu chuẩn gây ra.

10. Force maejure – Bất khả kháng

   Đây là điều khoản nói lên, nếu có sự cố bất ngờ xảy ra khiến một trong các bên không thể thực hiện được hợp đồng và gây thiệt hại cho đối tác, thì trong trường hợp này sẽ được miễn trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho bên bị hại nếu chứng minh được rằng có sự cố bất khả kháng xảy với mình.

Trong thực tế những sự cố sau đây được coi là bất khả kháng:
- Hỏa hoạn, động đất, sóng thần
- Chiến tranh
- Đình công, bài cong ở cảng hoặc sân bay
- Những quy định bất ngờ cấm xuất nhập khẩu của chính phủ

11. Penalty – Phạt / Bồi thường

Điều khoản này nêu rõ các trường hợp nào bị phạt, cách thức phạt, mức phạt. Là điều khoản làm đối tác không dám không thực hiện hay thực hiện không tốt các quy định trong hợp đồng. Thông thường các trường hợp bị phạt là:
- Chậm giao hàng
- Giao hàng không phù hợp với số lượng và chất lượng
- Chậm thanh toán
- Hủy hợp đồng

12. Arbitration – Trọng tài

Trọng tài là một tổ chức phi chính phủ được người mua và người bán tín nhiệm chỉ định đứng ra giải quyết tranh chấp giữa các bên khi có tranh chấp xảy ra. Điều khoản này thường đề cập đến các vấn đề sau đây:
- Nơi chỉ định trọng tài để xét xử
- Nêu rõ luật trọng tài dùng để xét xử
- Phí trọng tài do bên nào trả